Włączenie samochodu prywatnego do działalności gospodarczej
Prowadzisz działalność? Dowiedź się, jak włączyć samochód prywatny w firmie i jak dokonać jego odliczenia?
Korzystanie z różnego rodzaju pojazdów w przedsiębiorstwach stało się normą i jest niemal niezbędne do wygodnego prowadzenia firmy. Jednak przedsiębiorcy mogą korzystać z pojazdów w oparciu o wiele różnych zasad i form rozliczenia. Jedną z takich opcji jest możliwość skorzystania z pojazdu prywatnego, który wykorzystywany będzie na potrzeby działalności gospodarczej. Jak włączyć samochód prywatny do firmy i w jaki sposób jest wówczas rozliczane korzystanie z takiego samochodu? Sprawdź, czy jest to rozwiązanie, które w twoim przypadku się opłaca i jak dokonać następnie wszelkich formalności.
Czy własne auto można włączyć do firmy?
Obecnie wielu przedsiębiorców korzysta z takich możliwości finansowania pojazdów transportowych w swoich firmach jak leasing czy też zakup auta na firmę. Jednak nie w każdym biznesie trzeba decydować się na tego typu zobowiązania. Jak najbardziej istnieje możliwość wykorzystania własnego prywatnego samochodu do użytkowania na rzecz działalności gospodarczej. Jednocześnie też istnieje opcja dokonania odpowiednich rozliczeń, w ramach których można też odliczać koszty poniesione w związku z realizacją poszczególnych potrzeb auta.
Do działalności gospodarczej mogą być włączone różne auta. Zgodnie z obowiązującym prawem istnieje możliwość odliczenia kosztów bez konieczności prowadzenia rozbudowanych formalności i uciążliwych rozliczeń. Ogromną zaletą takiego rozwiązania jest odliczenie części wydatków związanych z eksploatacją auta w ramach kosztów uzyskania przychodów.
Włączenie auta prywatnego do firmy – zalety
Odliczenie części kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu to nie jedyna zaleta włączenia prywatnego samochodu do działalności gospodarczej. W ogólnym rozrachunku zmienia się również ilość formalności, a także opłat związanych z prowadzeniem auta. Przedsiębiorca nie musi być odpowiedzialny przykładowo za oba pojazdy, czyli jeden, który byłby wykorzystywany w celach prywatnych oraz drugi – firmowy. Zajmuje się wyłącznie jednym pojazdem użytkowanym w dwóch celach.
Ponadto włączenie auta prywatnego do firmy to również oszczędzenie na podatku dochodowym oraz możliwość uzyskania niższych składek na ubezpieczenie zdrowotne. Warto zwrócić uwagę, że w przypadku prowadzenia nieco większej firmy niż choćby jednoosobowa działalność gospodarcza do funkcjonowania biznesu można wprowadzić również pojazdy prywatne należące pracowników. W niektórych branżach związanych np. z bezpośrednim dojazdem do klienta tworzy to ogromne oszczędności i ułatwienie w prowadzeniu przedsiębiorstwa.
Włączenie samochodu prywatnego do działalności gospodarczej – kwestie formalne i dokumentacja
Niezbędna dokumentacja związana z wprowadzeniem własnego auta do firmy zależy od zakresu, w jakim wykorzystywany będzie określony samochód. Do wyboru są dwie opcje: samochód może być wykorzystywany tylko i wyłącznie w celach służbowych lub może być to tzw. użytkowanie mieszane, kiedy auto będzie służyło zarówno do celów działalności gospodarczej, jak i prywatnych. Aspekty formalne będą nieco różniły się w zależności od wybranej formy użytkowania.
Auto prywatne wyłącznie dla celów służbowych
W przypadku, gdy decydujemy się, aby auto prywatne było odtąd użytkowane wyłącznie na potrzeby firmy to przypadek, w którym istnieje możliwość odliczania wszystkich wydatków związanych z eksploatacją pojazdu. To m.in. koszty zużytego paliwa, opon, klocków hamulcowych i innych części eksploatacyjnych. Można odliczyć również wszelkie ewentualne naprawy oraz przeglądy techniczne, a także wszystkie wydatki ściśle związane z ubezpieczeniem komunikacyjnym i jego różnymi wariantami.
100% odliczenia podatku może dokonać każdy czynny podatnik VAT. Należy jednak pamiętać, że w takiej sytuacji konieczne jest również prowadzenie ewidencji przebiegu danego pojazdu, a wraz z rozliczeniem niezbędne będzie złożenie do Urzędu Skarbowego deklaracji VAT-26.
Auto prywatne dla celów służbowych i prywatnych
Jeżeli decydujemy się na użytkowanie pojazdu prywatnego w sposób mieszany, czyli zarówno na potrzeby firmy, jak i prywatne, koszty użytkowania takiego pojazdu będą limitowane. Możliwe jest wówczas odliczenie 20% kwoty netto powiększonej o VAT nierozliczony i 50% Podatku VAT. W tej sytuacji też kwestie formalne ograniczone zostały do minimum. Wystarczy wyłącznie dokumentować na podstawie faktur wydatki ponoszone w związku z eksploatacją auta. Niepotrzebne jest również prowadzenie ewidencji przebiegu kilometrów. Jak takie rozliczenie wygląda w praktyce?
Jeżeli przykładowo do danego auta prywatnego włączonego do firmy i użytkowanego w sposób mieszany zakupione zostały za kwotę brutto 2460 zł, daje to kwotę netto 2000 zł oraz 50% nieodliczonego podatku VAT w wysokości 230 zł. Podstawa do obliczenia kosztu uzyskania przychodu będzie więc wynosić 2230 zł. Koszt uzyskania przychodu (20%) wyniesie 446 zł, z czego korzyść na podatku dochodowym będzie równa 84,74 zł. Po całkowitym rozliczeniu korzyści wynikających z faktury VAT za opony uzyskamy 314,74 zł.
Prywatne auto w firmie a ewidencja środków trwałych
Sejm zatwierdził zmiany w ustawie dotyczącej składki zdrowotnej, które wejdą w życie 1 stycznia 2025 roku. Na mocy nowych przepisów przychody z tytułu sprzedaży środków trwałych, takich jak samochody czy sprzęt wykupiony wcześniej z leasingu, zostaną wyłączone z podstawy naliczania składki zdrowotnej. W efekcie przedsiębiorcy nie będą zobowiązani do uiszczania tej opłaty przy tego rodzaju transakcjach.
Zmiany obejmują również inne składniki majątku, takie jak środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne uwzględnione w ewidencjach, a także te, które nie zostały zaklasyfikowane jako środki trwałe z uwagi na ich krótkoterminowe użytkowanie (do jednego roku). Wyjątkiem są składniki majątku o wartości początkowej poniżej 1500 zł, które nie podlegają nowym zasadom.
Nowelizacja przewiduje także obniżenie minimalnej podstawy wymiaru składki zdrowotnej do poziomu 75% minimalnego wynagrodzenia, co przyniesie korzyści około 934 tysiącom przedsiębiorców. Dla osób rozliczających się według skali podatkowej i liniowego PIT od 2025 roku składka wyniesie 314,96 zł miesięcznie, co stanowi istotne wsparcie w kontekście rosnących wydatków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, Czy w przypadku, gdy auto prywatne zaczyna być wykorzystywane na potrzeby firmy, fakt ten powinien być odnotowany w ewidencji środków trwałych danego przedsiębiorstwa. W tej konkretnej sytuacji korzystanie z pojazdu zakupionego przed założeniem firmy lub w jej trakcie, ale przez osobę prywatną (a włączenie do firmy nastąpiło później) nie powoduje obowiązku, aby włączyć auto do ewidencji środków trwałych. Co to oznacza w praktyce?
Niestety brak zaliczenia do środków trwałych firmy oznacza, że nie można dokonać dla takiego pojazdu odpisów amortyzacyjnych i obniżyć kosztów należnych instytucjom skarbowym. Ponadto włączenie takiego auta do środków trwałych firmy spowoduje możliwość odliczenia znacznie większych kwot od kosztów. Będzie to 70% wydatków eksploatacyjnych, a także 50% podatku VAT.
Warto też pamiętać, że aby wprowadzić samochód do działalności gospodarczej firmy, należy być współwłaścicielem lub właścicielem pojazdu.
