Koszty i korzyści związane z posiadaniem samochodu na firmę

W związku z posiadaniem samochodu na firmę można liczyć na szereg korzyści i udogodnień, które pozwalają zrównoważyć koszty związane z użytkowaniem pojazdu, utratą jego wartości w czasie czy koniecznością zakupu ubezpieczenia. Z dzisiejszego artykułu dowiesz się, co dokładnie możesz odliczać, decydując się na zakup lub wprowadzenie auta do majątku firmowego.

Odpisy amortyzacyjne

Odpisów amortyzacyjnych można dokonywać po zakupie auta na firmę lub wprowadzeniu pojazdu prywatnego do majątku firmowego. Za zakup uznaje się też wykup auta po zakończeniu umowy leasingu. Auto trzeba ująć w ewidencji środków trwałych. Powinno ono kosztować więcej, niż 10 tysięcy. Jeżeli jego wartość jest niższa, dokonuje się jednorazowego odpisu.

Auto zgodnie z prawem musi być zdatne do używania, być użytkowane minimum rok i wykorzystywane w działalności gospodarczej. Za koszt do amortyzacji nie uznaje się samochodów osobowych, które kosztowały więcej niż 150 tysięcy złotych oraz elektrycznych droższych niż 225 tysięcy złotych. Wówczas do kosztów zalicza się tylko kwotę do limitu kwotowego.

Obliczanie odpisów amortyzacyjnych

Obliczanie odpisów amortyzacyjnych jest zależne przede wszystkim od wybranej metody amortyzacji. Można zdecydować się na:

• amortyzację liniową – gdzie roczna stawka amortyzacji dla aut osobowych wynosi 20%. Żeby zamortyzować auto w 100% wartości, potrzebne będzie 5 lat.
• przyspieszoną – amortyzacja przyspieszona zakłada zwiększenie stawki rocznej z zastosowaniem maksymalnego współczynnika 1,4. Wtedy stawka amortyzacji może wzrosnąć z 20 do 28%. Wtedy, żeby zamortyzować auto potrzebne będą 3 lata i 7 miesięcy. Ta metoda jest dedykowana pojazdom intensywnie eksploatowanym.
• indywidualną – tutaj stawka roczna amortyzacji może wynosić nawet 40%, ale dotyczy to aut z rynku wtórnego lub takich, w których dokonywane były przeróbki i adaptacje, które pochłonęły wydatki w wysokości minimum 20% wartości początkowej auta. Amortyzacja może się wtedy odbyć w ciągu 2,5 roku.

Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się do momentu, gdy będzie mieć miejsce zrównoważenie sumy odpisów z wartością początkową auta. Kończy się też wtedy, gdy pozbędziemy się auta. Zakłada się, że utrata wartości rzeczy dokonuje się równomiernie wraz z upływem czasu.

Aspekty podatkowe i księgowe, a ubezpieczenie samochodu

W jaki sposób jeszcze można skorzystać na korzystaniu z auta w firmie? Wydatki na zakup samochodu oraz jego ubezpieczenie można wrzucić nawet w 100% w koszty uzyskania przychodu. Auto zawsze trzeba ubezpieczyć. Wydatek ten można księgować zgodnie z metodą memoriałową lub kasową. W pierwszym przypadku odbywa się ono odpowiednio do okresu podatkowego, który obejmuje, natomiast w drugim w całości, od dnia wystawienia polisy.

Odpisy podatkowe – zakup auta, leasing, kredyt

W przypadku zakupu samochodu na firmę za gotówkę możemy go amortyzować, zgodnie z tym, czego dowiedziałeś się z poprzednich akapitów. Nieco inaczej sytuacja wygląda jednak w przypadku kredytu oraz leasingu. Jeżeli bierzemy auto na kredyt, warto wiedzieć, że nie można wliczać w koszty uzyskania przychodu raty, ponieważ pojazd będzie amortyzowany tak, jak przy jego zakupie.

Zupełnie inaczej sytuacja ma się w przypadku leasingu samochodowego. Można zdecydować się na leasing operacyjny lub finansowy. W odniesieniu do leasingu operacyjnego w koszty uzyskania przychodu można wrzucić:

• czynsz inicjalny – nawet w pełnej wysokości. Jest to opłata wstępna potrzebna do tego, żeby zrealizować postanowienia umowy.
• miesięczne raty – zarówno w części kapitałowej, jak i odsetkowej. W wysokości 50% lub 100% w zależności od tego, jak używany w firmie będzie samochód.
• wykup samochodu – jeżeli nie przekracza 10 tysięcy złotych, można dokonać jednorazowego odpisu. Jeśli wykup jest droższy, można wprowadzić auto do majątku firmy i amortyzować je na zasadach, które znasz z wcześniejszych akapitów.

W leasingu finansowym to leasingobiorca ma prawo do dokonywania odpisów amortyzacyjnych. W koszty można wliczać jedynie część odsetkową raty. Nie zachodzi też instytucja wykupu, ponieważ samochód niejako automatycznie przechodzi w ręce leasingobiorcy w czasie, gdy umowa dobiegnie końca. Podatek VAT uiszcza się wówczas wraz z pierwszą ratą, zamiast ujmować go w każdej z nich.

Koszty związane z eksploatacją samochodu jako odliczenia podatkowe

Koszty eksploatacyjne pojazdu to wszystkie czynności związane z jego bieżącym wykorzystaniem go np. serwis, tankowanie, drobne naprawy, myjcie. Głównym czynnikiem, który wpływa na wysokość możliwych do sporządzenia odpisów, jest sposób wykorzystywania samochodu w firmie (mieszany, wyłącznie służbowy) oraz metoda rozliczania się z Urzędem Skarbowym. Wydatek eksploatacyjny, który chcemy odliczyć, nie może być wymieniony w art. 23 ustawy o PIT.

Ograniczenia w zakresie odpisów podatkowych

Wśród podstawowych ograniczeń związanych z odpisywaniem wydatków eksploatacyjnych wymienić należy to, że:

• jeżeli używasz auta również w zastosowaniach prywatnych, możesz odliczyć 75% wydatków eksploatacyjnych i 50% VAT-u,
• jeżeli korzystasz ze zwolnienia z VAT, oczywiście nie będziesz mieć możliwości odliczenia go,
• jeżeli korzystasz ze zwolnienia z VAT, a chcesz ująć w KUP 100% wartości kosztów eksploatacyjnych, musisz prowadzić tzw. kilometrówkę.

Koszty eksploatacji a prowadzenie działalności

Koszty eksploatacji pojazdów szczególnie w działalnościach, które wymagają posiadania całej floty pojazdów, mogą być relatywnie duże. Wówczas najlepiej zdecydować się na odliczanie ich w 100% i prowadzenie niezbędnej dokumentacji, która to umożliwia. W takich przypadkach często okazuje się, że jest to najkorzystniejsza opcja.

W sytuacji, w której nie prowadzi się ewidencji wyjazdów samochodem, zgodnie z prawem domniemywa się, że auto jest wykorzystywane również do celów prywatnych i nie ma możliwości odliczania całości kosztów, a jedynie 75%. Strategie zarządzania tymi kosztami, jeżeli ich udział w prowadzeniu działalności jest duży, mogą być różne. Oprócz odliczania całości kosztów można zdecydować się na:

• zmianę metody finansowania pojazdów i dobranie jej w taki sposób, by korzyści podatkowych było najwięcej,
• szukać pojazdów o niskim spalaniu lub małym zużyciu energii elektrycznej,
• wybierać auta o najniższym współczynniku TCO, czyli Total Cost of Ownership.

Zasady dotyczące użytkowania samochodu służbowego w celach prywatnych

Użytkowanie pojazdu służbowego w celach prywatnych jest możliwe. Jeżeli dokonujemy tego, prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, auto rozliczamy tak, jak byłoby używane w systemie mieszanym (do celów prywatno-służbowych). Jeżeli jednak chodzi o korzystanie z auta przez pracownika, należy spisać odpowiednią umowę.

Auto wtedy staje się powierzonym mieniem pracowniczym. Koszty wykorzystywania auta do celów prywatnych ponosi pracownik, natomiast do celów firmowych – firma. Zakłada się, że koszt użytkowania takiego pojazdu prywatnie to 250 zł miesięcznie w przypadku aut o pojemności silnika do 1600 cm3, natomiast powyżej tej wartości – 400 zł miesięcznie.

Zasady dotyczące użytkowania samochodu prywatnego w celach służbowych

W firmie można wykorzystywać auto prywatne, kiedy nie jest ono włączone w majątek firmy. Dotyczy to zarówno pojazdów prywatnych w jednoosobowej działalności gospodarczej, jak również sytuacji, gdy to pracownik korzysta ze swojego samochodu w ramach świadczonej pracy. Wśród podstawowych zasad, o których warto pamiętać w związku z takim dysponowaniem pojazdem, należy wymienić to, że:

• można odliczać 20% wydatków eksploatacyjnych bez konieczności prowadzenia kilometrówki,
• w przypadku, gdy korzysta się z prywatnego auta pracownika, należy zawrzeć umowę o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych i zwracać pracownikowi koszty poniesione w związku z eksploatacją pojazdu,
• przy pojemności skokowej do 900 cm3 kilometrówka wynosi 0,89 zł za każdy przejechany kilometr, a powyżej tej wartości – 1,15 zł.

VAT i zakup samochodu na firmę

Niezależnie od tego, czy kupujemy auto na fakturę, czy bierzemy pojazd w leasing, przedsiębiorcom przysługuje prawo do odliczenia VAT-u. Jeżeli samochód planowo ma być wykorzystywany do celów prywatnych i służbowych, można odliczać 50% podatku VAT. Jeśli ma służyć wyłącznie celom związanym z prowadzeniem działalności gospodarczej, trzeba zarejestrować auto na VAT-26, skonstruować regulamin jego użytkowania w firmie oraz prowadzić ewidencję jego przebiegu.