Jak zaksięgować leasing?

Leasing to o tyle ciekawy konstrukt prawny, który pozwala przedsiębiorcy używać sprzętu, nie będąc jego formalnym właścicielem. Pozwala on na korzystanie z samochodów, których zakup w danym momencie przekraczałby możliwości finansowe przedsiębiorcy. Jednocześnie umożliwia korzystanie z licznych ulg podatkowych i odliczeń, co sprawia, że jest to rozwiązanie niezwykle korzystne podatkowo. Dowiedz się, jak przeprowadzać księgowanie leasingu.

Jak zaksięgować opłatę wstępną leasingu?

Szczególne kontrowersje związane z księgowaniem leasingu budzi opłata wstępna, którą musi uiścić każdy, kto chce wziąć pojazd w leasing. Wynika to głównie z tego, że często nie wiadomo, jak ją księgować. Spory wzięły się stąd, że są to koszty pośrednie, które nie są bezpośrednio związane z przychodami, ale jednocześnie trzeba je uiścić, aby można było rozpocząć zarabianie na przedmiocie. Z drugiej jednak strony zgodnie z aktualnymi przepisami skoro opłata wstępna dotyczy więcej, niż jednego okresu rozliczeniowego (bo jej wpłata odnosi się do całego okresu odpłatnego używania pojazdu w firmie), należy zaksięgować ją proporcjonalnie do każdego okresu rozliczeniowego.

Początkowo większość osób była zdania, że należy księgować ją jednorazowo, skoro „tylko” umożliwia ona zawarcie umowy leasingowej, jednak organy skarbowe objęły strategię, że opłatę wstępną należy rozliczać proporcjonalnie wraz z kolejnymi ratami, ponieważ odnosi się ona do całej umowy leasingowej. Przedsiębiorcy musieli dochodzić swoich praw w sądach, które zgodnie wydały wyroki, że opłata wstępna powinna być księgowana jednorazowo, ponieważ nie przypisuje się jej do żadnej z rat. W późniejszym czasie resort finansów wydał na ten temat pismo, w którym zarekomendował korzystanie z aktualnego orzecznictwa sądów i księgowanie jednorazowe.

Leasing operacyjny – jak księgować?

Dla przypomnienia – leasing operacyjny to ten, w ramach którego przedsiębiorca nie może dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Samochód widnieje w ewidencji środków trwałych firmy leasingowej. W ramach kosztów prowadzenia działalności można jednak księgować:

• ratę leasingową (wraz ze wszystkimi opłatami manipulacyjnymi i prowizjami),
• koszty wynikające z użytkowania samochodu (np. serwis czy paliwo),
• opłatę wstępną.

Wykup pojazdu uznaje się za oddzielną operację podatkową i księguje osobno.

Leasing finansowy – jak księgować?

W leasingu finansowym przedsiębiorca zyskuje możliwość wprowadzenia samochodu do ewidencji środków trwałych. To z kolei pozwala dokonywać odpisów amortyzacyjnych i wliczać je w koszty uzyskania przychodu. W leasingu finansowym nie odpisuje on jednak całości raty (podstawy, odsetek itd.), a jedynie odsetki od części podstawowej raty leasingowej. Nie zachodzi tutaj instytucja wykupu, zatem nie trzeba jej w żaden sposób księgować. Po zakończeniu umowy środek automatycznie staje się własnością leasingobiorcy.

Leasing zwrotny – jak księgować?

Leasing zwrotny to taki, gdzie firma leasingowa odkupuje środek trwały, który jest własnością przedsiębiorcy. Zachodzi wówczas zmiana właściciela, jednak poprzedni właściciel wciąż z niego korzysta, tyle że w ramach leasingu. Leasing zwrotny podobnie, jak klasyczny dzieli się na dwa rodzaje: operacyjny i finansowy, a jego księgowanie jest zależne od tego, w ramach której umowy korzysta się z przedmiotu. Kiedy to się opłaca? Przykładowo wówczas, gdy przedsiębiorca chce odzyskać środki, które włożył w zakup danego przedmiotu, ale wciąż potrzebuje wykorzystywać go w swojej firmie.

O czym jeszcze warto pamiętać? Limit kwotowy dla samochodów spalinowych i elektrycznych

Warto pamiętać o tym, że znaczenie w kontekście księgowania wydatków poniesionych na samochody są zależne od wartości samochodu i objęte pewnymi limitami. W przypadku samochodów spalinowych limit ten wynosi 150 000 złotych, natomiast w odniesieniu do aut elektrycznych limit to 225 000 złotych. Jeżeli samochód wzięty w leasing przekraczał podany limit kwotowy, wszystkie wydatki z nim związane należy ujmować w kosztach uzyskania przychodu wyłącznie do ustalonego limitu, jednocześnie uwzględniając proporcjonalność w stosunku do ceny samochodu. W jaki sposób przeprowadzić wyliczenia? Dla samochodów spalinowych należy 150 000 zł podzielić przez wartość samochodu, a następnie pomnożyć przez ratę leasingową.

Wydatki eksploatacyjne i koszty uzyskania przychodu

Do roku 2018 wydatki eksploatacyjne można było w całości wliczać w koszty uzyskania przychodu. Aktualnie jednak się to zmieniło. Za wydatek eksploatacyjny pojazdu uznaje się wszystkie koszty, które należy ponieść, żeby korzystać z pojazdu. Będą to zatem wydatki na paliwo, myjnię samochodową, przeglądy i serwis, zakup płynu do spryskiwaczy, oleju napędowego i innych.

Jeśli samochód jest wykorzystywany prywatnie i służbowo w ramach działalności w kosztach podatkowych można zawrzeć maksymalnie 75% wysokości wydatków. Do tych wydatków wlicza się również podatek VAT, natomiast 25% kosztów nie podlega odliczeniu. Jeśli samochód jest użytkowany także prywatnie, odliczyć można maksymalnie 50% VAT. Oczywiście taka sytuacja ma miejsce tylko w przypadku płatników VAT. Jeśli klient będzie zwolniony z podatku VAT, nie przysługuje mu prawo do jego odliczania.

Czy można wliczyć wydatek eksploatacyjny w całości w koszty podatkowe?

Wydatki eksploatacyjne dotyczące samochodu mogą być ujmowane w kosztach podatkowych w całości pod pewnymi warunkami. Uściślijmy jednak, co to znaczy „w całości” – w przypadku czynnych podatników VAT będzie to kwota netto powiększona o 50% VAT, natomiast w przypadku osób zwolnionych z podatku VAT będzie to kwota brutto. Żeby móc w obu tych przypadkach wliczać wydatki eksploatacyjne w koszty w całości, należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówkę.

Oprócz tego podatnik musi zgłosić pojazdu do Urzędu Skarbowego za pośrednictwem druku VAT-26, a także stworzyć regulamin korzystania z pojazdu w firmie. Druk VAT-26 należy złożyć w urzędzie maksymalnie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostanie poniesiony pierwszy wydatek dotyczący pojazdu, ale jednocześnie nie później niż w dniu przesłania ewidencji JPK_V7.

Jak rozliczać wykup samochodu?

Po zakończeniu umowy w leasingu operacyjnym (w finansowym samochód automatycznie staje się własnością leasingobiorcy) można zdecydować się na jego wykup po okazyjnej cenie lub zwrócić go firmie leasingowej i np. wziąć w leasing kolejne auto. Większość klientów decyduje się na wykup. Po wykupie samochodu można wprowadzić go do majątku firmowego lub wykupić pojazd jako osoba prywatna.

Jeżeli wartość wykupu nie przekracza 10 tysięcy, można jednorazowo ująć go w kosztach firmowych. Jeśli jednak przekracza 10 tysięcy złotych, będzie trzeba amortyzować pojazd w firmie. O czym należy pamiętać? Wartość 10 000 zł netto dotyczy płatników VAT, natomiast wartość 10 000 zł w przypadku nievatowców musi być wartością brutto.

Jeżeli kwota wynosi więcej, niż 10 tysięcy złotych zgodnie z Artykułem 22f Ustawy o PIT konieczna będzie amortyzacja. Samochód amortyzuje się zgodnie z planem amortyzacji. Większość osób decyduje się na amortyzację liniową, czyli taką, w której ramach roczna stawka amortyzacji pojazdu wynosi 20%, a odpisy wykonywane są przez okres 5 lat.

Jakie jeszcze wyróżniamy rodzaje amortyzacji?

Oprócz wspomnianej już amortyzacji liniowej wyróżnia się amortyzację samochodów używanych, która zakłada zastosowanie indywidualnej stawki amortyzacji, jednak nie większej, niż 40% kosztów. Ten rodzaj amortyzacji jest chętnie wybierany przez osoby, które chcą podnieść koszty prowadzenia działalności i obniżyć podatek dochodowy. Wyróżnić można także amortyzację przyspieszoną, która znajduje zastosowanie w przypadku pojazdów intensywnie użytkowanych. Wówczas można przemnożyć 20% z amortyzacji liniowej przez współczynnik 1,4 i zastosować stawkę 28% rocznie.

W większości podziałów dotyczących amortyzacji stosuje się także termin amortyzacji jednorazowej, jednak wtedy w praktyce nie amortyzuje się samochodu, a jedynie uwzględnia wykup jednorazowo w kosztach firmy – sytuacja ta była omówiona w poprzednim akapicie.

Przykłady do omówionych zasad księgowania leasingu

Przykład 1

Klient księgowej zawarł umowę leasingu operacyjnego na korzystanie i późniejszy (na tym etapie opcjonalny) wykup samochodu osobowego, który będzie wykorzystywany w firmie. Czy można go amortyzować?

Samochód nie może zostać wprowadzony do ewidencji środków trwałych firmy, ponieważ jest on własnością firmy leasingowej do momentu wykupu. Dopiero w chwili, kiedy klient spłaci wszystkie raty leasingowe i dojdzie do momentu, w którym umowa leasingowa ma zostać zakończona, będzie miał możliwość wykupu samochodu. Jeśli wówczas zdecyduje się go wykupić, będzie mógł go wprowadzić do ewidencji środków trwałych firmy i amortyzować.

Przykład 2

Klient księgowej bierze samochód w leasing finansowy i decyduje się na korzystanie z niego w swojej firmie. Pojazd jest zdatny do użytku i ma być wykorzystywany w firmie planowo przez okres powyżej jednego roku. Czy w związku z powyższym może zostać wpisany do środków trwałych firmy?

Pojazd powinien zostać wpisany do środków trwałych firmy, ponieważ umowa leasingowa została zawarta w ramach leasingu finansowego. Pojazd będzie poddawany amortyzacji, aż do momentu, w którym wartość przedmiotu ulegnie wyrównaniu. Do kosztów podatkowych z raty leasingowej będą włączane wyłącznie odsetki z części podstawowej raty leasingu. Podatek VAT zostanie uiszczony w całości wraz z pierwszą ratą leasingu.

Przykład 3

Klient biura księgowego zawarł umowę leasingową, w której ramach zdecydował się wpłacić firmie leasingowej 45% wartości przedmiotu, który kosztuje 119 000 zł. 45% od tej kwoty wynosi zatem 53 550 zł. Jak zaksięgować opłatę wstępną?

53 550 zł opłaty wstępnej nie jest przypisane do żadnej z rat leasingowych, a jej uiszczenie jest konieczne dla rozpoczęcia i późniejszej realizacji założeń umowy leasingowej. Należy zatem zaksięgować ją jednorazowo w okresie rozliczeniowym, w którym zawarto umowę leasingową.

Przykład 4

Klient biura księgowego zapłacił za serwis samochodu używanego w systemie mieszanym w danym okresie rozliczeniowym 223 złote. W kwocie tej zawarte zostało 23 złote podatku VAT. Jak to rozliczyć?

Ponieważ klient korzysta z auta w systemie mieszanym, należy wyliczyć i zaksięgować 75% od kwoty 211,5 zł. Dlaczego nie z 223? 11,50 zł to połowa podatku VAT, która nie podlega odliczeniu.

Przykład 5

Klient biura księgowego to czynny podatnik VAT. Do celów wyłącznie działalności gospodarczej wziął samochód w leasing. Prowadzi dokładną kilometrówkę, stworzył regulamin korzystania z pojazdu w firmie i złożył do Urzędu Skarbowego odpowiednie dokumenty w wymaganych terminach. Za paliwo w miesiącu rozliczanym przez biuro rachunkowe za paliwo zapłacił 550 zł (w ramach tej kwoty 50 zł to podatek VAT). Jak to rozliczyć?

Ponieważ klient spełnia wszystkie warunki do tego, by móc odliczać koszty eksploatacyjne w całości, można odliczyć zarówno 100% VAT, jak i pozostałe koszty paliwa.