Jak rozliczyć leasing samochodu?

Z leasingu najczęściej korzystają firmy i przedsiębiorstwa, ale mogą zdecydować się na niego również osoby prywatne. W leasing można nabyć samochody nowe lub używane jako demonstracyjne, czyli z niewielkim przebiegiem, wynikającym z tego, że samochód służył do jazd testowych. Kiedy już zdecydowałeś się na to, by wziąć auto w leasing, zapewne zastanawiasz się, jak będzie przebiegało rozliczenie samochodu w firmie. Dzisiaj skoncentrujemy się właśnie na tym – zapraszamy Cię do lektury!

Na czym dokładnie polega leasing samochodu?

Leasing to połączenie kredytu na preferencyjnych warunkach z wynajmem długoterminowym. Przedsiębiorca otrzymuje samochód, korzysta z niego, a po zakończeniu umowy może wykupić go na własność lub zwrócić firmie leasingowej.

Wydając auto, firma leasingowa może skorzystać z jednej z dwóch procedur – uproszczonej oraz standardowej. W przypadku tej pierwszej klient musi dostarczyć właściwie wyłącznie dowód tożsamości. W odniesieniu do drugiego przypadku konieczne jest przedłożenie dokumentów i informacji takich jak wniosek leasingowy, kopie dowodów osobistych osób związanych z firmą, numery NIP, REGON, KRS oraz potwierdzenie z ZUS lub US o niezaleganiu z płatnościami.

Z czym wiąże się leasing?

Leasing jest ulubionym sposobem na nabywanie firmowych samochodów przez Polaków. Wynika to głównie z tego, że zamiast kupować pojazd za gotówkę, możesz zainwestować ją w coś innego, a auto wziąć w leasing. Również kredyty na samochody nie wydają się tak dobrą opcją, ponieważ dają znacznie mniejsze możliwości zarówno w zakresie podatków, jak i decydowania, w jaki sposób będziemy finalnie korzystać z pojazdu.

Leasing daje szansę regularnego wymieniania floty pojazdów na nową, a pod względem finansowym jest znacznie bardziej opłacalny od kredytów bankowych. Rozliczenie samochodu w firmie lub wykupienie go będzie wiązało się przede wszystkim z dwoma podstawowymi pojęciami – leasingodawcy (firmy finansującej) oraz leasingobiorcy (osoby/firmy/zarządu, który korzysta z usługi finansowania).

Rozliczanie samochodu w firmie – umowa operacyjna

Umowa leasingowa dla firm może mieć dwie formy – operacyjną lub finansową. W przypadku osób prywatnych wymienia się jeszcze leasing konsumencki, jednak dla rozważań związanych z rozliczaniem samochodu w firmie nie ma on większego znaczenia. Pierwsza z opcji (operacyjna) jest najpopularniejsza. Ma miejsce wówczas, gdy leasingobiorca opłaca comiesięczne raty związane z korzystaniem z samochodu oraz uiszcza czynsz inicjalny.

Zgodnie z nią co miesiąc otrzymujesz fakturę za samochód, którą możesz odliczyć od podatku VAT. Trzeba jednak pamiętać, że jeżeli celem jest rozliczenie auta powyżej 150 000 zł (225 000 zł dla aut z silnikiem elektrycznym), będzie ono odrobinę mniej korzystne. Nie odliczysz bowiem całej raty.

Istnieje jeszcze jeden warunek – 100% raty odliczyć można tylko wtedy, gdy auto jest wykorzystywane wyłącznie do celów firmowych. Jeśli jednak leasingobiorca korzysta z niego i prywatnie i w celach związanych z prowadzoną działalnością, będzie można odliczyć jedynie 50% VAT.

Umowa finansowa i rozliczanie samochodu w firmie

Leasing finansowy rozlicza się zupełnie inaczej niż operacyjny, dlatego rodzaje opodatkowania warto przestudiować jeszcze zanim weźmiesz auto w leasing. Podstawową różnicą pomiędzy tymi dwiema umowami jest to, że przy leasingu finansowym to leasingobiorca staje się właścicielem samochodu, co niesie za sobą określone konsekwencje i korzyści. Wówczas pojazd figuruje w ewidencji środków trwałych, a przedsiębiorca może dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Warto zauważyć, że w poprzednim przypadku (umowy operacyjnej) te odpisy leżały po stronie leasingodawcy.

Umowa warunkuje przekazywanie opłat związanych z ratą leasingową w systemie comiesięcznym oraz uiszczenie tzw. opłaty wstępnej. W tym przypadku VAT rozliczamy sumarycznie z faktury na całą wartość pojazdu, a nie ratalnie. Księgowy oblicza też wysokość odpisów amortyzacyjnych dla konkretnego przypadku. Dochodzi tutaj także pojęcie not obciążeniowych z dwoma rodzajami rat – kapitałową i odsetkową.

W przypadku zawarcia umowy finansowej odliczyć (jako koszty uzyskania przychodu) będzie można wyłącznie część odsetkową raty, co wynika z tego, że przedsiębiorca staje się właścicielem pojazdu. Niezależnie od tego, czy dokonujesz rozliczenia auta do 150 000 zł, czy też powyżej tej kwoty, część odsetkowa do odliczenia się nie zmienia. Wartość samochodu ma jednak znaczenie w przypadku odpisów amortyzacyjnych.

Co wybrać – leasing finansowy czy operacyjny?

Leasing operacyjny jest chętniej wybierany głównie ze względu na to, że raty leasingowe mogą stanowić w całości (lub w połowie) koszty uzyskania przychodów. W odniesieniu do leasingu finansowego odliczysz tylko część odsetkową, co w przeważającej większości przypadków wynosi kilkaset złotych. Częściowo rekompensuje to jednak możliwość wykonania odpisów amortyzacyjnych w przypadku umów finansowych, na co nie możesz liczyć w leasingu operacyjnym, gdzie przedsiębiorca nie jest formalnym właścicielem środka trwałego.

Bycie właścicielem niesie za sobą też możliwość odroczenia decyzji o wykupie pojazdu. W umowach finansowych nie ma takiej opcji, ponieważ niejako od początku przedsiębiorca staje się jego właścicielem. Leasing operacyjny daje szersze możliwości wyboru – leasingobiorca może wykupić auto do celów firmowych, mieszanych lub prywatnych, albo całkowicie z niego zrezygnować i oddać pojazd firmie leasingowej.

W zakresie uiszczania opłaty początkowej zasady funkcjonowania obu rodzajów umów leasingowych w zasadzie się od siebie nie różnią. Podobnie sprawa ma się z limitami dotyczącymi kosztów uzyskania przychodów – te bowiem uwarunkowane są kwotą 150 000 złotych w przypadku aut osobowych. W zależności od typu umowy z ograniczeniem tym musisz się liczyć przy ratach leasingowych (umowa operacyjna) lub przy kosztach amortyzacyjnych (finansowa).

W przypadku leasingu operacyjnego podatek VAT nalicza się od każdej raty leasingowej w wysokości 50/100% w zależności od tego, w jaki sposób wykorzystywany jest samochód. W odniesieniu do leasingu finansowego VAT jest naliczany tylko jednorazowo od ogólnej faktury za samochód. Tutaj również ma zastosowanie zasada 50/100% związana z mieszanym lub firmowym korzystaniem z samochodu.

Wykupienie samochodu po zakończeniu umowy

Wykupienie samochodu po zakończeniu umowy leasingowej można wliczyć w koszty uzyskiwania przychodu, a co za tym idzie – odliczyć podatek VAT. Większość osób decyduje się właśnie na tę opcję, ponieważ auto wykupuje się przeważnie za symboliczną kwotę, co jest bardzo opłacalne.

Część z osób, które postanowią wykupić auto, mogą odsprzedać je później za znacznie wyższą kwotę, niż kwota wykupu. Wówczas będzie trzeba zapłacić VAT od uzyskania przychodu. Aktualne przepisy sprawiły jednak, że opcja sprzedawania wykupionego samochodu stała się odrobinę mniej atrakcyjna.

Jak jednak wygląda rozliczenie samochodu w firmie w przypadku chęci jego wykupu? To zależy! Jeżeli chcesz wykupić auto do celów firmowych, będziesz mógł odliczyć 100% podatku VAT. W przypadku wykorzystywania go do celów prywatno-zawodowych odliczyć możesz 50% VAT. Jeżeli jednak zdecydujesz się na wykupienie auta jako osoba prywatna, nie będziesz mógł nic odliczyć.

Niewielkie komplikacje występują wyłącznie podczas rozliczania auta przy składaniu PIT, jednak dla większości osób nie stanowi to najmniejszego problemu, ponieważ przecież zapewne korzystasz z usług księgowych. W zależności od kwoty, na którą została wydana faktura wykupu auta, możesz liczyć na różne rozwiązania. W kosztach da się zawrzeć odpisy amortyzacyjne na zasadach ogólnych lub zdecydować się na odpis jednorazowy.

Kilometrówka VAT i warunki odliczania pełnej raty za samochód

Żeby móc odliczać pełną ratę samochodu jako koszt uzyskania przychodu, konieczne jest spełnienie kilku prostych warunków, związanych ze zgłoszeniem pojazdu do właściwego urzędu skarbowego z formularzem VAT-26, ustanowieniem regulaminu korzystania z samochodu wewnątrz firmy oraz prowadzeniem ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki VAT. To twór prawny, który uniemożliwia branie w leasing (pod kątem podatkowym) samochodu do celów firmowych, a użytkowanie go w systemie mieszanym.

Kilometrówka to ewidencja, w której ujmuje się wykorzystanie samochodu. Znajdują się w niej informacje o:

• numerze rejestracyjnym auta,
• datach rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji oraz użytkowania pojazdu w celach gospodarczych, wraz ze stanem licznika pojazdu,
• wpisach osób korzystających z samochodu – wraz z uwzględnieniem daty, celu korzystania, numeru wpisu, personaliów osoby kierującej pojazdem, punktom początkowym i końcowym trasy oraz ilości przejechanych kilometrów,
• podsumowanie związane z ilością przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego.

Jak to działa?

• Każdy wyjazd w celach firmowych musi być udokumentowany w ewidencji.
• Na koniec miesiąca sumuje się liczbę kilometrów przejechanych na potrzeby firmy.
• Wylicza się koszt, mnożąc liczbę kilometrów przez stawkę za 1 km.
• Taki wyliczony koszt można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, co obniża podstawę opodatkowania.

Kilometrówka. Aktualne stawki (od 2024 roku)

• samochody osobowe o pojemności silnika do 900 cm³ – 0,89 zł za km,
• samochody osobowe o pojemności silnika powyżej 900 cm³ – 1,15 zł za km.

Co warto wiedzieć o leasingu? Nowe zasady sprzedaży wykupionego auta

W 2022 roku w związku z wejściem w życie Polskiego Ładu osoby prywatne utraciły możliwość wykupienia samochodu na cele prywatne oraz sprzedaniu go bez uiszczania podatku z zyskiem. Do tego momentu było to możliwe do 6 miesięcy od momentu wykupu. Obecnie natomiast jeżeli zdecydujesz się na wykup auta na cele prywatne, sprzedać będziesz mógł je dopiero po 6 latach użytkowania tak, abyś nie musiał odprowadzać dodatkowego podatku od takiej sprzedaży.

Jeżeli jednak dokonasz tego wcześniej, konieczne będzie uiszczenie podatku dochodowego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, czyli dokładnie tak, jak gdyby to „firma” dokonywała sprzedaży samochodu.

Podczas zawierania umowy leasingowej warto wiedzieć też o tym, że im wyższa jest wysokość opłaty wstępnej, tym niższe mogą być koszty comiesięcznej raty leasingowej. Nie tylko ona, ale również kwota wykupu samochodu podlega negocjacjom z leasingodawcą.

W przypadku umów operacyjnych kwestie podatkowe dotyczą zarówno miesięcznych rat, jak i kwoty wykupu samochodu po zakończeniu umowy, dlatego wysokością odliczanego podatku można nieznacznie manipulować w zależności od tego, co dokładnie znajdzie się w umowie pomiędzy stronami.